Trong ngành Dược, việc đảm bảo chất lượng thuốc và an toàn cho người sử dụng là ưu tiên hàng đầu. Để đạt được mục tiêu này, các nhà thuốc GPP (Good Pharmacy Practice) cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình thao tác chuẩn (SOP). Pharmadi giới thiệu 12 SOP nhà thuốc GPP đóng vai trò nền tảng, thiết lập khung chuẩn mực cho hoạt động chuyên nghiệp và hiệu quả.

Định nghĩa về SOP nhà thuốc GPP

SOP nhà thuốc GPP (Good Pharmacy Practice) là văn bản quy định trình tự các thao tác chuẩn cho từng hoạt động cụ thể trong nhà thuốc. Việc này góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo an toàn cho người sử dụng thuốc. Áp dụng SOP là điều kiện tiên quyết để nhà thuốc đạt chuẩn GPP. Vì thế, SOP nhà thuốc GPP cần được xây dựng, triển khai và tuân thủ nghiêm ngặt bởi tất cả cán bộ, nhân viên trong nhà thuốc.

Tại sao nhà thuốc cần phải có quy trình thao tác chuẩn SOP?

SOP giúp quá trình bán thuốc trở nên trôi chảy, nhanh chóng và chính xác, hạn chế tối đa sai sót. Nhờ có cách thức rõ ràng, nhân viên dễ dàng làm quen và thực hành công việc, tiết kiệm thời gian đào tạo. Việc triển khai SOP cũng góp phần thúc đẩy năng suất làm việc, tăng doanh thu cho nhà thuốc.

Hơn nữa, SOP giúp hạn chế lãng phí tài nguyên và sai sót trong quá trình thử nghiệm quy trình mới. Nhờ đó mà công việc được xử lý một cách thuần thục, nhanh chóng và chủ động, đồng thời đảm bảo chất lượng công việc đồng đều của tất cả nhân viên.

Tổng hợp 12 SOP nhà thuốc GPP cần thực hiện

Pharmadi đưa ra 12 SOP mà nhà thuốc GPP nào cũng cần triển khai:

SOP mua thuốc

SOP mua thuốc là hoạt động đầu tiên trong quy trình hoạt động của nhà thuốc, đảm bảo nguồn cung ứng thuốc chất lượng tốt, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Quá trình này bao gồm 3 bước cơ bản sau:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm
Bước 2: Thực hiện thanh toán giao dịch mua thuốc
Bước 3: Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho

SOP tư vấn sử dụng thuốc bán theo đơn

Quy trình bán và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chào hỏi người mua thuốc (bệnh nhân): Hỏi han tình trạng sức khỏe của người bệnh để nắm bắt thông tin ban đầu.
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc tiếp nhận: Đảm bảo đơn thuốc có đầy đủ thông tin: Tên bệnh nhân, tuổi tác, địa chỉ, ngày khám, tên bác sĩ kê đơn, tên thuốc, hàm lượng, liều lượng, cách dùng, …
Bước 3: Lựa chọn thuốc: Lấy thuốc theo đúng tên, hàm lượng, số lượng ghi trong đơn.
Bước 4: Lấy thuốc theo đơn đã kê: Cho thuốc vào bao bì phù hợp, ghi rõ tên thuốc, cách dùng, liều lượng, ngày giờ sử dụng.
Bước 5: Hướng dẫn cách sử dụng thuốc: Giải thích rõ ràng cách sử dụng thuốc cho bệnh nhân: Liều lượng, thời gian sử dụng, cách dùng (uống, bôi, tiêm, …), lưu ý khi sử dụng.
Bước 6: Lưu trữ thông tin, thanh toán, giao hàng

Lưu ý: Trong suốt quá trình bán thuốc, nhân viên nhà thuốc cần thể hiện thái độ chuyên nghiệp, chu đáo, giải đáp mọi thắc mắc của bệnh nhân.

SOP bán thuốc không theo đơn

Quy trình bán thuốc không theo đơn bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chào hỏi người mua thuốc
Bước 2: Hỏi bệnh nhân về triệu chứng bệnh lý, thời gian xuất hiện triệu chứng, các loại thuốc đã sử dụng trước đây.
Bước 3: Dựa vào thông tin thu thập được, nhân viên nhà thuốc sẽ tư vấn cho bệnh nhân loại thuốc phù hợp.
Bước 4: Lấy thuốc theo đúng tên, hàm lượng, số lượng theo yêu cầu của khách hàng.
Bước 5: Hướng dẫn cách sử dụng thuốc và cung cấp cho bệnh nhân thông tin về tác dụng phụ có thể xảy ra và cách xử trí.
Bước 6: Giao thuốc cho bệnh nhân và dặn dò sử dụng thuốc đúng theo hướng dẫn.

Lưu ý: Nhân viên cần có kiến thức về thuốc không theo đơn để tư vấn cho bệnh nhân một cách chính xác và hiệu quả.

SOP bảo quản và theo dõi

Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc tại mỗi nhà thuốc có thể có sự khác biệt, tuy nhiên cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu sau:

Thuốc được sắp xếp khoa học, hợp lý, đảm bảo dễ dàng kiểm tra, nhận biết và xuất kho. Một số cách thức phân loại phổ biến bao gồm sắp xếp theo nhóm tác dụng, theo tên thuốc, theo số lô, hạn sử dụng, …
Thuốc cần được bảo quản đúng điều kiện theo quy định của nhà sản xuất, đảm bảo giữ nguyên chất lượng trong suốt thời gian sử dụng.
Nhà thuốc cần thường xuyên theo dõi chất lượng thuốc trong kho, bao gồm kiểm tra hạn sử dụng, kiểm tra cảm quan, … để kịp thời phát hiện và xử lý những thuốc có dấu hiệu hư hỏng, giảm chất lượng.

SOP giải quyết khiếu nại

Cách thức SOP giải quyết thuốc khiếu nại thu hồi bao gồm các bước sau:

Bước 1: Thông báo ngừng bán, ngừng nhập và thu hồi sản phẩm đến các cơ sở, nhân viên cấp dưới và người mua có liên quan.
Bước 2: Kiểm tra số lượng thuốc trong kho, bao gồm số liệu hiển thị trên hệ thống quản lý kho và số lượng thực tế..
Bước 3: Tiếp nhận thuốc thu hồi từ khách hàng theo đúng quy định.
Bước 4: Thống kê số lượng thuốc thu hồi và lập báo cáo theo quy định của pháp luật.
Bước 5: Giải quyết các khiếu nại của khách hàng liên quan đến thuốc thu hồi một cách thỏa đáng, đảm bảo quyền lợi của khách hàng.

SOP đào tạo

Quy trình SOP đào tạo tại nhà thuốc cần đảm bảo đáp ứng nhu cầu đào tạo cho cả nhân viên mới và nhân viên cũ:

Đối với nhân viên mới:

Cần được huấn luyện đầy đủ về các quy trình thao tác chuẩn, quy định, luật lệ liên quan đến hoạt động của nhà thuốc.
Trang bị kiến thức chuyên môn về dược phẩm, bao gồm tên thuốc, tác dụng, cách dùng, liều lượng…
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp, tư vấn khách hàng hiệu quả, giải đáp thắc mắc và xử lý tình huống chuyên nghiệp.

Đối với nhân viên cũ:

Cần có chương trình đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức mới, bổ sung và nâng cao trình độ chuyên môn.
Tổ chức kiểm tra đánh giá năng lực, kỹ năng định kỳ để theo dõi hiệu quả đào tạo và có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học chuyên sâu, hội thảo chuyên ngành để cập nhật kiến thức mới nhất.

SOP tư vấn điều trị

Quy trình SOP tư vấn điều trị tại nhà thuốc từ chào hỏi khách hàng => Tìm hiểu thông tin bệnh nhân => Đưa ra lời khuyên => Hướng dẫn sử dụng thuốc => Khuyến cáo chế độ sinh hoạt.

SOP hướng dẫn ra lẻ thuốc

Quy trình SOP hướng dẫn ra lẻ thuốc tại nhà thuốc bao gồm các yêu cầu sau:

Người ra lẻ thuốc cần giữ cho các dụng cụ chứa thuốc, dụng cụ ra lẻ thuốc luôn sạch sẽ, khô ráo.
Thực hiện thao tác ra lẻ đúng quy chuẩn: Rửa tay, kiểm tra thông tin, lấy thuốc đúng theo đơn, cắt liều thuốc chính xác, đóng gói cẩn thận và hướng dẫn sử dụng rõ ràng cho bệnh nhân.

SOP vệ sinh nhà thuốc

Quy trình SOP hướng dẫn vệ sinh nhà thuốc GPP được thực hiện theo 3 mức độ: hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Vệ sinh hàng ngày:

Lau chùi nền nhà bằng dung dịch khử trùng.
Vệ sinh tủ kính, bàn ghế, các dụng cụ thao tác hàng ngày bằng khăn ẩm và dung dịch khử trùng.

Vệ sinh hàng tuần:

Làm sạch cửa ra vào, cửa sổ.
Vệ sinh mạng nhện, bụi bẩn ở các góc tường, trần nhà, quạt, điều hòa.
Kiểm tra và vệ sinh hệ thống thoát nước, cống rãnh.

Vệ sinh hàng tháng:

Vệ sinh tổng thể nhà thuốc, bao gồm cả khu vực kho và nhà vệ sinh.
Khử trùng nhà thuốc bằng dung dịch khử trùng chuyên dụng.

SOP ghi chép nhiệt độ và độ ẩm

Quy trình SOP ghi chép nhiệt độ và độ ẩm là một công việc quan trọng cần được thực hiện hằng ngày tại nhà thuốc, nhằm đảm bảo chất lượng thuốc được bảo quản tốt nhất.

Mục đích: Đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm luôn nằm trong phạm vi cho phép để bảo quản thuốc đúng cách. Hơn nữa là để phát hiện kịp thời các trường hợp nhiệt độ hoặc độ ẩm vượt quá quy định để có biện pháp điều chỉnh phù hợp.

Yêu cầu:

Nhiệt độ trong nhà thuốc không được quá 30°C.
Độ ẩm trong nhà thuốc không được quá 75%.

Cách thực hiện:

Sử dụng nhiệt kế và ẩm kế để đo nhiệt độ và độ ẩm tại các vị trí quy định trong nhà thuốc (Khu vực kho, quầy bán thuốc, khu vực tư vấn …)
Ghi chép số liệu đo được vào sổ theo dõi nhiệt độ và độ ẩm.
Ký tên vào sổ theo dõi sau mỗi lần ghi chép.

SOP sắp xếp trình bày

Quy trình SOP Sắp xếp trình bày tại nhà thuốc GPP cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thuốc được phân loại và sắp xếp theo từng nhóm riêng biệt, bao gồm: thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, thuốc bán theo đơn, thuốc biệt dược, thuốc generic, thực phẩm chức năng, v.v.
Thuốc cần được bảo quản ở điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp để đảm bảo chất lượng.
Cần sắp xếp thuốc theo quy định của Bộ Y tế, Cục Dược, hoặc các quy định chuyên môn khác liên quan.
Thuốc cần được sắp xếp khoa học, logic để dễ dàng tìm kiếm, lấy thuốc khi cần thiết.
Sắp xếp theo nguyên tắc FEFO & FIFO: FEFO (First Expired, First Out): Xuất kho trước những lô thuốc có hạn sử dụng gần nhất. Và FIFO (First In, First Out): Xuất kho trước những lô thuốc nhập kho trước.
Sắp xếp tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang: Cần sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp các tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang trong nhà thuốc.

SOP hủy thuốc phải kiểm soát

Quy trình SOP Hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt được áp dụng cho các loại thuốc có độc hoặc trong danh mục thuốc chứa dược chất gây nghiện.

Bước 1: Nhà thuốc nhận được thông tin, công văn tịch thu của cơ quan quản lý nhà nước về việc hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt.

Bước 2: Cần lập hồ sơ hủy thuốc theo quy định, bao gồm:

Văn bản đề nghị hủy thuốc.
Biên bản hủy thuốc.
Danh sách thuốc hủy kèm hồ sơ chi tiết.

Bước 3: Nhà thuốc cần thành lập Hội đồng hủy thuốc theo quy định, bao gồm:

Đại diện lãnh đạo nhà thuốc.
Dược sĩ phụ trách chuyên môn.
Đại diện nhân viên nghiệp vụ liên quan.

Bước 4: Hội đồng hủy thuốc sẽ tiến hành hủy thuốc theo phương pháp phù hợp, đảm bảo an toàn và bảo vệ môi trường.

Bước 5: Sau khi hủy thuốc, nhà thuốc cần lập báo cáo hủy thuốc và gửi cho cơ quan quản lý nhà nước theo quy định.

Quy trình chuẩn (SOP) khi bán thuốc ở nhà thuốc GPP

Quy trình bán thuốc tại nhà thuốc GPP được thực hiện theo 6 bước cơ bản. Nhân viên cần ghi chép đầy đủ thông tin về các giao dịch bán thuốc để theo dõi và quản lý.

Bước 1: Chào hỏi khách hàng: Thể hiện thái độ thân thiện, niềm nở, tạo thiện cảm với người bệnh.
Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc: Đảm bảo đơn thuốc hợp lệ: có đầy đủ thông tin bệnh nhân, bác sĩ kê đơn, tên thuốc, liều lượng, cách dùng…
Bước 3: Nhập dữ liệu vào hệ thống và tiến hành thu tiền: Thông báo cho khách hàng nếu nhà thuốc hết thuốc, cần kê lại đơn hoặc thay thế thuốc.
Bước 4: Lấy thuốc theo hóa đơn: Kiểm tra kỹ hạn sử dụng và chất lượng thuốc trước khi bán.
Bước 5: Hướng dẫn cách dùng: Giải thích chi tiết cho khách hàng về tác dụng, cách dùng, liều lượng, tác dụng phụ, lưu ý khi sử dụng thuốc.
Bước 6: Giao hàng: Cảm ơn khách hàng và dặn dò khách hàng sử dụng thuốc đúng theo hướng dẫn.

Pharmadi – Đồng hành cùng nhà thuốc thao tác chuẩn SOP

Với sứ mệnh “Nâng tầm nhà thuốc Việt”, Pharmadi tự hào mang đến các giải pháp toàn diện giúp nhà thuốc tối ưu hóa quy trình hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng hiệu quả kinh doanh. Trong đó, việc triển khai hệ thống Quy trình thao tác chuẩn (SOP) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính chuyên nghiệp và nhất quán trong mọi hoạt động của nhà thuốc.

Pharmadi đồng hành cùng nhà thuốc trong việc:

Phát triển và triển khai hệ thống SOP phù hợp với đặc thù của từng nhà thuốc
Đào tạo đội ngũ nhân viên nhà thuốc về thực hành SOP
Cung cấp tài liệu hướng dẫn SOP chi tiết và dễ hiểu
Hỗ trợ giám sát và đánh giá hiệu quả thực hiện SOP

12 SOP nhà thuốc GPP là kim chỉ nam cho hoạt động của nhà thuốc góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng. Việc triển khai hiệu quả các SOP này đòi hỏi sự nỗ lực của cả tập thể nhà thuốc, từ lãnh đạo, dược sĩ đến nhân viên bán hàng, bảo vệ… Liên hệ với Pharmadi để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết qua hotline 0867 084 334.

Xem thêm: Các nhóm thuốc trong nhà thuốc GPP nhất định phải có