Quản lý sản phẩm tồn kho không chỉ đơn giản là việc nhập và xuất hàng hóa. Bạn cần phải kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa mua vào và bán ra. Làm thế nào để sản phẩm không bị thiếu khi khách hỏi và không bị tồn kho quá lâu dẫn đến hết hạn sử dụng. Để duy trì hàng hóa ở mức tối ưu nhất tại nhà thuốc, PharmaDi xin chia sẻ tới các anh chị dược sĩ 7 tips đối phó với sản phẩm tồn kho, sắp hết date

Thực trạng tồn kho tại nhà thuốc hiện nay

Tình trạng tồn kho đang là nỗi trăn trở của nhiều anh chị dược sĩ nhà thuốc. Việc tồn kho không chỉ khiến cho doanh thu nhà thuốc sụt giảm mà còn khiến cho việc kiểm soát và bảo quản thuốc và các sản phẩm khác trở nên khó khăn hơn.

Hiện nay, tình trạng tồn kho tại các nhà thuốc khá phổ biến và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: kích cỡ của nhà thuốc, vị trí địa lý, quy mô kinh doanh, cách thức quản lý kho và đặc điểm của thị trường.

Sau đây là một số vấn đề chung về tồn kho tại các nhà thuốc mà PharmaDi muốn chia sẻ đến bạn

Tồn kho quá cao: Một số nhà thuốc có thể sở hữu quá nhiều hàng tồn kho, dẫn đến chi phí lưu kho và quản lý kho cao hơn, cũng như tốn thời gian và tiền bạc để bảo quản và quản lý hàng tồn kho.

Hàng tồn kho hết hạn: Nếu như nhà thuốc không quản lý kho hiệu quả, các sản phẩm có thể hết hạn và không được sử dụng, dẫn đến lãng phí tài nguyên và tiền bạc. Với những thuốc phải có quy trình hủy thuốc đặc biệt thì sau khi hết hạn, nhà thuốc còn phải mất thêm chi phí cho việc hủy thuốc

Hàng tồn kho không được tiêu thụ: Một số sản phẩm có thể không được bán ra và phải lưu trữ trong kho, dẫn đến chi phí lưu kho cao hơn và giảm lợi nhuận.

Khó khăn trong quản lý tồn kho: Nếu như các nhà thuốc không có hệ thống quản lý kho hiệu quả, họ có thể gặp khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát tồn kho, dẫn đến các vấn đề như thiếu hàng hoặc hàng tồn kho quá cao.

Để không gặp tình trạng trên, bạn cần giữ hàng hóa trong kho ở mức tồn kho an toàn. Mức tồn kho an toàn được xem như giới hạn cảnh báo cho người làm công tác quản trị kho hàng. Ở đó, sẽ có 2 cảnh báo cơ bản, thứ nhất là mức giới hạn tối thiểu về số lượng hàng trong kho. Có nghĩa là nhà thuốc sẽ phải bổ sung hàng để mức tồn kho không bao giờ được thấp hơn mức quy định đó. Thứ 2 là mức giới hạn tối đa, nhà thuốc sẽ phải kiểm soát lượng hàng tồn của mình luôn luôn thấp hơn con số đó để không gây nên tình trạng tồn kho quá mức.

Dưới đây là 7 tips đối phó với sản phẩm tồn kho mà PharmaDi muốn chia sẻ tới các anh chị dược sĩ

7 tips đối phó với sản phẩm tồn kho tại nhà thuốc

1. Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học

Sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, kiểm soát lô, date được thuận tiện, dễ dàng hơn. Cũng như trách thất thoát hàng trong quá trình kinh doanh

Không chỉ ở khu vực bán thuốc được sắp xếp một các khoa học theo công dụng và nhóm sản phẩm mà khu vực kho bạn cũng nên phân chia như vậy. Không nên để các thuốc, thực phẩm chức năng và các vật tư y tế chung khu vực mà nên phân chia để có thể dễ dàng kiểm soát. Các thuốc, bạn có thể chia theo nhóm công dụng để có thể dễ dàng lấy khi cần. Như thế, không chỉ giúp bạn tìm kiếm sản phẩm dễ dàng mà việc kiểm soát sản phẩm cũng dễ dàng hơn.

2. Ưu tiên theo thứ tự ABC

Phân tích ABC là một công cụ quản lý phân tích cơ bản. Nó còn được biết đến là “Always Better Control.” Nó được dựa trên giá trị sử dụng của mặt hàng mỗi năm.

A – (sử dụng hàng năm cao nhất) khoảng 10 – 20% của các loại thuốc sẽ có chi phí khoảng 70 – 80% của các nguồn tiền. Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm
B – (sử dụng hàng năm mức trung bình) 10 – 20% của các loại thuốc thông thường tiêu thụ 15-20% nguồn tiền. Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình
C – (sử dụng hàng năm thấp) còn lại 60-80% các loại thuốc sẽ tiêu thụ chỉ khoảng 5-10% nguồn tiền. Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao

Các sản phẩm xếp trong nhóm A đòi hỏi sự quan tâm thường xuyên vì nhóm này ảnh hưởng lớn đến lượng đầu tư của nhà thuốc. Ngược lại, các sản phẩm thuộc nhóm C lại cần ít sự giám sát hơn bởi vì nó có tác động tài chính nhỏ hơn.

3. Nguyên tắc FIFO: Nhập trước – Xuất trước

FIFO là viết tắt của “First In, First Out”, có nghĩa là sản phẩm đầu tiên được nhập vào kho sẽ được bán trước tiên. Đây là một nguyên tắc quản lý kho phổ biến được sử dụng để quản lý hàng tồn kho trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả trong ngành dược phẩm.

Theo nguyên tắc FIFO, khi hàng hóa được nhập vào kho, các sản phẩm mới sẽ được đặt phía sau sản phẩm cũ hơn. Khi có yêu cầu bán hàng, sản phẩm cũ nhất sẽ được lấy ra để bán trước. Điều này đảm bảo rằng các sản phẩm không bị lưu trữ quá lâu và đến ngày hết hạn trước khi được bán đi.

Nguyên tắc FIFO giúp giảm thiểu rủi ro cho các sản phẩm trong kho, đảm bảo rằng sản phẩm được bán ra sớm nhất và giúp tăng doanh số. Ngoài ra, nó cũng giúp đảm bảo rằng các sản phẩm không bị lưu trữ quá lâu, dẫn đến giảm thiểu chi phí lưu kho và giảm thiểu lãng phí hàng hóa.

4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho tối ưu đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm. Mức tồn kho tối thiểu, đối đa sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố tại nhà thuốc của bạn

Theo các tiêu chí:

Lượng tồn thực tế trong kho
Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa
Tình hình tiêu thụ của mặt hàng

Định mức tồn kho cũng có thể thay đổi theo thời gian nên hãy kiểm tra và giám sát thường xuyên để có được con số chính xác và phù hợp theo từng thời điểm

Dưới đây là một số bước để thiết lập mức tồn kho tối ưu:

Xác định tổng số lượng hàng tồn kho tối đa cần có: Tổng số lượng hàng tồn kho tối đa cần có phải đảm bảo đủ số lượng hàng để cung cấp cho khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định mà không gây ra quá nhiều chi phí lưu kho.
Xác định mức tồn kho an toàn: Mức tồn kho an toàn là số lượng hàng tồn kho tối thiểu cần phải có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định và tránh tình trạng thiếu hàng.
Xác định tần suất đặt hàng: Tùy thuộc vào tần suất nhập hàng và số lượng nhập hàng mỗi lần, xác định tần suất đặt hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn kho quá nhiều.
Thiết lập hệ thống theo dõi hàng tồn kho: Thiết lập hệ thống theo dõi hàng tồn kho để đánh giá và giám sát mức tồn kho hiện tại và các yếu tố ảnh hưởng đến mức tồn kho như tần suất nhập hàng, tần suất bán hàng, và mức độ tiêu thụ.
Điều chỉnh mức tồn kho theo thời gian: Theo dõi và điều chỉnh mức tồn kho theo thời gian để đảm bảo rằng tồn kho luôn ở mức tối ưu và tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng

5. Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho

Để có thể lưu mã vạch thì bạn cần có phần mềm hệ thống quản lý trên máy tính. Trong lúc thiết lập sản phẩm cần có mã sản phẩm theo mã vạch. Có hai cách đơn giản xây dựng hệ thống quản lý trên máy tính.

Thứ nhất, lập file excel và nhập liệu bằng tay dãy số mã vạch được in trên mỗi sản phẩm. Lưu ý cần nhớ đặt tên sản phẩm với từng mã vạch

Thứ hai, sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa để tít mã vạch bằng máy, bổ sung biến động hàng dư – tồn một cách nhanh chóng, tránh khỏi sai sót do nhập sai số liệu hàng hoá, thất thoát hàng hoá.

6. Lên kế hoạch dự phòng với hàng cận date

Lên kế hoạch dự phòng với hàng cận date là rất quan trọng để đảm bảo rằng các sản phẩm không bị lưu trữ quá lâu và hết hạn sử dụng khi chưa bán hết. Dưới đây là một số bước để lên kế hoạch dự phòng với hàng cận date:

Xác định các sản phẩm cận date: Xác định các sản phẩm có hạn sử dụng cận date và theo dõi chúng thường xuyên để đảm bảo rằng chúng không bị lưu trữ quá lâu.

Tách các sản phẩm cận date ra khỏi các sản phẩm khác: Tách các sản phẩm cận date ra khỏi các sản phẩm khác và đặt chúng ở một vị trí riêng biệt để dễ dàng theo dõi.

Đánh giá mức độ tiêu thụ của các sản phẩm cận date: Đánh giá mức độ tiêu thụ của các sản phẩm cận date để xác định số lượng sản phẩm cần bán trong khoảng thời gian còn lại.

Đặt mục tiêu tiêu thụ sản phẩm cận date: Xác định mục tiêu tiêu thụ sản phẩm cận date trong khoảng thời gian còn lại và tìm cách để đạt được mục tiêu đó.

Khuyến khích khách hàng mua các sản phẩm cận date:

Làm chương trình khuyến mại (chiết khấu, gói sản phẩm…) giải quyết được lượng hàng và mang lại lợi ích về kinh tế cho người tiêu dùng
Làm ký gửi hàng hóa, tìm nhà thuốc có nhu cầu để “đẩy” tồn kho
Thúc đẩy mức mua của khách hàng qua quá trình tư vấn, đăng tải, phát triển page của nhà thuốc…

Điều chỉnh các mức giá bán: Điều chỉnh các mức giá bán để đảm bảo rằng các sản phẩm cận date được bán hết trong thời gian ngắn nhất.

7. Xử lý tồn kho thường xuyên, kịp thời

Ngoài quản lý các sản phẩm tồn kho tại nhà thuốc thì các nhà thuốc cũng nên quan tâm đến giai đoạn nhập hàng. Bên nên nhập hàng còn tối thiểu ⅔ hạn sử dụng. Bên cạnh đó nên có những biện pháp cận date khi sản phẩm còn ⅓ hạn sử dụng.