Các biểu mẫu sổ sách tại nhà thuốc đóng vai trò nền tảng cho hoạt động kinh doanh minh bạch, hiệu quả. Nó không chỉ giúp chủ quầy quản lý thông tin khoa học mà còn thể hiện sự tuân thủ quy định của Bộ Y tế và tạo dựng niềm tin với khách hàng. Thông tin chi tiết về các biểu mẫu sổ sách cần thiết sẽ được Pharmadi cập nhật dưới đây.

Các biểu mẫu sổ sách tại nhà thuốc GPP bao gồm những gì?

Nhà thuốc GPP cần có đầy đủ các biểu mẫu sổ sách theo quy định của Bộ Y tế để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp. Các biểu mẫu sổ sách này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, đảm bảo chất lượng thuốc và bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng. Pharmadi đưa ra là danh sách các biểu mẫu sổ sách bắt buộc:

Mẫu sổ nhập thuốc hàng ngày: Ghi chép chi tiết thông tin về việc xuất nhập kho thuốc, bao gồm: Tên thuốc, số lượng, đơn vị tính, giá mua vào, giá bán ra, ngày tháng xuất nhập kho, số lô, hạn dùng, nhà sản xuất, nhà cung cấp…
Mẫu sổ theo dõi bán thuốc theo đơn: Ghi chép chi tiết thông tin về việc bán thuốc cho khách hàng.
Sổ theo dõi bệnh nhân: Lưu trữ thông tin về bệnh nhân đến mua thuốc bao gồm: Tên bệnh nhân, tuổi tác, địa chỉ, bệnh án, đơn thuốc …
Sổ theo dõi chất lượng thuốc, bao gồm: Kiểm tra cảm quan, độ tinh khiết, hàm lượng hoạt chất…
Sổ theo dõi đơn thuốc không hợp lệ, bao gồm lý do không hợp lệ, tên bác sĩ kê đơn…
Sổ theo dõi khiếu nại của khách hàng liên quan đến chất lượng thuốc, dịch vụ bán hàng…
Sổ theo dõi tác dụng phụ của thuốc mà người bệnh gặp phải, bao gồm: Tên thuốc, biểu hiện tác dụng phụ…

Ngoài ra, nhà thuốc GPP cũng cần lưu trữ một số sổ sách khác theo quy định của ngành Dược, ví dụ như sổ theo dõi thông tin chi tiết khách hàng, mẫu SOP nhà thuốc, sổ theo dõi tiêu hủy thuốc, sổ theo dõi huấn luyện nhân viên, …

Tổng hợp các tài liệu các quy trình tối thiểu cần có của nhà thuốc

Ngoài những sổ sách bắt buộc, khi mở quầy thuốc, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu quy trình tối thiểu để đảm bảo kinh doanh tuân thủ quy định. Các quy trình này bảo đảm chất lượng thuốc và giải quyết các vấn đề phát sinh. Các quy trình tối thiểu cần có khi mở quầy thuốc được Pharmadi tổng hợp dưới đây:

Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng, bao gồm: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, kiểm tra chất lượng thuốc trước khi nhập kho, lưu trữ thuốc đúng điều kiện.

Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng thuốc

Quy trình bán thuốc quy định các bước bán thuốc cho khách hàng, bao gồm: Tư vấn sử dụng thuốc, hướng dẫn cách dùng thuốc, giải đáp thắc mắc của khách hàng.

Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc trong kho và khi bán ra ngoài.

Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc

Quy trình pha chế thuốc theo đơn (nếu có), bao gồm: kiểm tra đơn thuốc, chuẩn bị nguyên liệu, pha chế thuốc, dán nhãn và hướng dẫn sử dụng.
Quy trình giải quyết khiếu nại về chất lượng thuốc, dịch vụ bán hàng.

Ngoài ra, nhà thuốc thuốc cũng cần có các quy trình khác như: Quy trình quản lý nhân sự, quy trình vệ sinh, quy trình xử lý rác thải y tế…

Quy định về các biểu mẫu sổ sách tại nhà thuốc

Theo quy định tại Thông tư 02/2018/TT-BYT về thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc (GPP), nhà thuốc cần lưu trữ đầy đủ các hồ sơ, sổ sách và tài liệu chuyên môn để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và minh bạch.

Sổ sách quản lý việc nhập, xuất, tồn kho thuốc, bao gồm: Tên thuốc, số giấy phép lưu hành/nhập khẩu, số lô, hạn sử dụng, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, nguồn gốc thuốc, cơ sở vận chuyển, điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển, số lượng nhập, bán, còn tồn.

Đối với thuốc gây nghiện, thuốc tiền chất, thuốc hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa chất gây nghiện, dược chất hướng thần, tiền chất cần ghi thêm thông tin người mua/bệnh nhân, ngày tháng, số lượng.
Đối với thuốc kê đơn cần ghi thêm số hiệu đơn thuốc, người kê đơn và cơ sở hành nghề.

Thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin có kết nối mạng để kiểm soát xuất xứ, giá cả, nguồn gốc thuốc mua vào, bán ra.

Lưu trữ hồ sơ, sổ sách ít nhất 1 năm kể từ khi hết hạn dùng của thuốc. Hồ sơ hoặc sổ sách lưu trữ dữ liệu liên quan đến bệnh nhân có đơn thuốc hoặc trường hợp đặc biệt (bệnh nhân mãn tính, cần theo dõi) tại nơi bảo đảm để tra cứu kịp thời khi cần.

Trường hợp cơ sở kinh doanh thuốc phải quản lý đặc biệt, cần thực hiện các quy định tại Điều 43 Nghị định 54/2017/NĐ-CP ngày 08/5/2017 và các văn bản khác có liên quan.

Cách ghi chép hồ sơ, sổ sách tại nhà thuốc

Nhà thuốc GPP có trách nhiệm ghi chép đầy đủ và chính xác các hồ sơ, sổ sách theo quy định của Bộ Y tế. Việc này giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch và thuận tiện cho công tác quản lý. Nhà thuốc cần ghi chép chi tiết thông tin về:

Hoạt động xuất nhập kho thuốc
Việc bán thuốc cho khách hàng
Thông tin bệnh nhân
Chất lượng thuốc
Đơn thuốc không hợp lệ
Khiếu nại của khách hàng
Tác dụng phụ của thuốc
Thông tin chi tiết khách hàng

Nội dung ghi chép cần được cập nhật thường xuyên và chính xác. Trình bày sổ sách khoa học, dễ đọc và dễ tra cứu và phải trình bày sổ sách khi có yêu cầu của cơ quan chức năng.

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ nhà thuốc quản lý hồ sơ, sổ sách hiệu quả. Sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép. Pharmadi gợi ý một số trang web như: VNPT Pharmacy, KiotViet, XPharma…

Việc ghi chép đầy đủ và chính xác các biểu mẫu sổ sách tại nhà thuốc là trách nhiệm cần phải thực hiện nghiêm túc. Hãy tuân theo các quy định của Bộ Y tế để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho cộng đồng.

Xem thêm: Những thông tin cơ bản cần biết về 12 SOP nhà thuốc GPP