Dùng phần mềm vận hành nhà thuốc để không còn “tính rợ” kết quả kinh doanh

Trong quá trình tư vấn kinh doanh và chuyển đổi số cho các chủ nhà thuốc, ông Lê Anh Khoa – CEO hệ thống nhà thuốc Vivita nhận thấy nhiều chủ nhà thuốc truyền thống thường có thói quen “tính rợ” kết quả kinh doanh, dễ dẫn đến những quyết định cảm tính và kém hiệu quả. Ông chia sẻ kinh nghiệm về chuyển đổi số khâu vận hành nhà thuốc với PharmaDi.

Chuyển đổi số nhà thuốc liên quan đến 2 yếu tố chính: chuyển đổi bên ngoài nhà thuốc (outbound) và bên trong nhà thuốc (inbound). Chủ nhà thuốc thường quan tâm nhiều đến chuyển đổi số outbound, như chuyển đổi từ bán hàng trực tiếp tại nhà thuốc (offline) sang mở rộng thêm trên các kênh trực tuyến (online). Còn chuyển đổi số inbound chưa nhận được nhiều sự quan tâm. Một phần nguyên nhân là do chủ nhà thuốc ngại tốn chi phí đầu tư và cho rằng việc chuyển đổi này không giúp gia tăng doanh số.

Nhưng thực tế thì rất khác!

Dùng phần mềm để quản lý vận hành nhà thuốc: Lợi ích gì?

Không chỉ tư vấn cho chủ nhà thuốc nói riêng và chủ các doanh nghiệp khác nói chung, ngay chính chuỗi nhà thuốc Vivita cũng chuyển đổi số từ sớm, ngay từ những ngày đầu thành lập. Chúng tôi quản lý toàn bộ dữ liệu bằng file, để bất cứ khi nào cần đều có số liệu để xem.

Lợi ích đầu tiên của số hoá là giúp cho việc quản lý kinh doanh được bài bản và có số liệu rõ ràng.

Lợi ích thứ hai là tối ưu việc phân tích dữ liệu, giúp chủ nhà thuốc hoặc chủ doanh nghiệp ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn. Bất cứ khi nào cần, họ đều có dữ liệu để phân tích ngay. Đơn giản là chỉ cần trích xuất từ phần mềm. Chẳng hạn, với quyết định liên quan đến các chiến dịch bán hàng, họ sẽ tiếp cận đúng tệp khách hàng đang có và nắm bắt được xu hướng tiêu dùng của khách hàng ở thời điểm nhất định.

Lợi ích thứ ba là tiết kiệm chi phí nhân sự. Ví dụ, nếu số hoá khâu kế toán thì nhân viên kế toán chỉ cần nhập liệu vào phần mềm để quản lý toàn bộ giá vốn, chi phí, lợi nhuận… Khi cần, chỉ cần trích xuất là có được dữ liệu chuẩn xác ngay lập tức. Phần việc này chỉ cần một nhân viên kế toán. Có những nhà thuốc ban đầu không quan tâm đến quản lý số liệu, sau này đến lúc cần thì phải thuê dịch vụ kế toán bên ngoài hoặc thuê 2 – 3 nhân viên kế toán. Chi phí sẽ bị đội lên cao hơn nhiều.

Lợi ích thứ tư là bảo mật thông tin và dữ liệu, hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin khách hàng của nhà thuốc ra bên ngoài. Vì hầu hết phần mềm đều có tính năng phân quyền. Mỗi nhân viên chỉ được biết thông tin cần thiết cho phần việc của mình.

Vì sao không nên “tính rợ”?

Nhiều chủ nhà thuốc chưa số hoá khi trao đổi với tôi về hiệu quả kinh doanh, thường chỉ diễn tả bằng cảm nhận chung chung. Chẳng hạn, họ nhận thấy cứ mỗi đợt gần đến Tết Âm lịch thì doanh số sẽ tăng, và suy đoán lý do là vì người dân bị bệnh nhiều ở thời điểm này. Nhưng đó hoàn toàn là thông tin mang tính chất cảm tính. Họ thường sẽ “không biết vì sao doanh số tăng hay giảm”, “số thấp chắc là do bán ế”… Tuy nhiên thực tế là, có khi khách hàng vẫn đông nhưng doanh số thì vẫn giảm.

Do đó, cách “tính rợ” hay chỉ “cảm thấy khoảng khoảng” phổ biến của các chủ nhà thuốc truyền thống rất dễ dẫn đến nhận định sai về kết quả kinh doanh. Có những trường hợp chủ nhà thuốc cứ nghĩ cửa hàng đang lãi nhiều. Tuy nhiên, sau khi tôi hướng dẫn, họ ngồi lại phân tích mới biết rằng mình đang hiểu nhầm về lợi nhuận. Số tiền lãi ban đầu hoá ra là lợi nhuận gộp chứ không phải là lợi nhuận thực. Tai hại hơn nữa là, vì nghĩ mình lãi nhiều, họ sẵn sàng chi tiền cho những khoản đầu tư không hợp lý, dẫn đến chi lố tay mà không hề hay biết.

Bên cạnh đó, thói quen “tính trong đầu” còn khiến cho chủ nhà thuốc không thể lan tỏa dữ liệu cho nhân viên. Sẽ rất khó để thúc đẩy nhân viên gia tăng doanh số bán hàng. Ở hệ thống nhà thuốc Vivita của chúng tôi, toàn bộ nhân viên đều nắm được số lượng đơn hàng, giá trị đơn hàng trung bình…. Mỗi người sẽ có từng KPI riêng để tự chạy chỉ tiêu hằng tháng, kể cả nhân viên nhà thuốc lẫn nhân viên văn phòng. Ví dụ trường hợp, sau khi tổng kết tháng, một nhân viên chưa đáp ứng được chỉ tiêu, thì tháng sau buộc phải tăng doanh số lên. Nhìn vào số liệu, nhân viên này sẽ biết được mình cần tăng doanh số bằng cách nào, như tăng giá trị đơn hàng trung bình bằng cách bán nhiều sản phẩm hơn.

Trên thực tế, bản chất của số hoá không phải là việc… nhập liệu thông tin vào hệ thống, mà là để hướng đến mục tiêu quan sát dữ liệu trực quan về những yếu tố quan trọng trong vận hành kinh doanh nhà thuốc. Những điều mà tôi thường hỏi khi phân tích hoạt động kinh doanh của một nhà thuốc là: có số lượng bao nhiêu đơn hàng, giá trị đơn hàng trung bình là bao nhiêu, số lượng sản phẩm trên một đơn hàng như thế nào, tần suất khách hàng quay lại cao hay thấp… Nếu nhà thuốc không có ít nhất một công cụ số hoá là phần mềm bán hàng thì không thể nào có câu trả lời chính xác để đánh giá.

Làm sao đánh giá hiệu quả của chuyển đổi số vận hành?

Sau khi số hoá dữ liệu, mọi vấn đề liên quan đến hiệu quả tài chính hay hiệu quả tiếp cận khách hàng đều hiện ra rất rõ ràng, rành mạch.

Hiệu quả đầu tiên dễ nhận thấy là tiết kiệm được chi phí, nhờ quá trình tối ưu các phòng ban. Song song đó là bảo mật được thông tin dữ liệu.

Về mặt hiệu quả tài chính, chủ nhà thuốc sẽ thấy rõ được doanh thu, chi phí, giá vốn. Còn về hiệu quả trong lập kế hoạch kinh doanh, chủ nhà thuốc sẽ biết chính xác mình phải làm gì ở bước tiếp theo. Bởi vì họ đã có sẵn dữ liệu mỗi tháng nhà thuốc có bao nhiêu khách hàng, bao nhiêu đơn hàng, tỉ lệ chuyển đổi của khách hàng ở mức nào… Ví dụ như trong 10 người bước vào thì có 9 hay 9,5 người mua hàng. Dựa vào đó, chủ nhà thuốc có thể lập kế hoạch hay đưa ra quyết định kinh doanh chuẩn xác.

Lấy ví dụ một nhà thuốc tầm trung, doanh số trung bình khoảng 150 – 200 triệu đồng/tháng. Để tăng hiệu quả kinh doanh, họ đặt mục tiêu doanh thu của tháng sau là 10 triệu đồng/ngày. Khi mỗi nhân viên đều nắm được mục tiêu chung, họ sẽ bám sát vào đó và cùng hợp lực đẩy doanh số lên. Hoặc giả dụ như khi muốn chạy chương trình khuyến mãi, nhà thuốc buộc phải đo lường được sự tăng – giảm ở thời điểm trước, trong và sau chương trình.

Kinh nghiệm của tôi cho thấy, sau khi số hoá khâu vận hành, các chủ nhà thuốc, phòng khám hay doanh nghiệp đều nói chuyện với nhau bằng… số. Có một trường hợp nhân viên của Vivita khi báo cáo, cho rằng doanh số giảm là do ít khách hàng ghé mua. Nhưng khi cùng nhìn vào dữ liệu, chúng tôi thấy số lượng khách hàng offline đang tăng lên. Như vậy, doanh số giảm là do đâu?

Hoá ra, nguyên nhân thực sự là do giá trị đơn hàng trung bình giảm. Vào thời điểm đó, người tiêu dùng có xu hướng chi tiêu ít hơn trên một đơn hàng. Nếu như lúc trước họ mua thuốc hoặc thực phẩm chức năng để uống trong 2 – 3 tháng thì lúc ấy giảm còn khoảng nửa tháng. Từ đó, chúng tôi đưa ra kế hoạch mới: thay vì đẩy giá trị đơn hàng trung bình thì chúng tôi đẩy số lượng đơn hàng bằng cách tiếp xúc nhiều khách hàng hơn, bán nhiều đơn hơn… Nghĩa là, dù giá trị đơn hàng vẫn thấp nhưng hiệu quả kinh doanh lại tăng.