3 lý do nhà thuốc truyền thống cần ứng dụng phần mềm quản lý và bán hàng

Từ 6 năm trước, dược sĩ Trần Thanh Hoàng – chủ chuỗi nhà thuốc Kim Anh đã bắt đầu tìm kiếm và thử qua hàng chục phần mềm quản lý và bán hàng. Đến nay, nhờ ứng dụng phần mềm phù hợp mà chuỗi nhà thuốc 4 cửa hàng của chị đã nâng cấp chất lượng dịch vụ, có đến 70% khách hàng trung thành. Chị chia sẻ về hành trình thú vị này với PharmaDi.

Khoảng năm 2018, khi chuỗi nhà thuốc Kim Anh có 3 cửa hàng, tôi bắt đầu tìm hiểu về phần mềm quản lý nhà thuốc.

Lý do đầu tiên là bởi nỗi trăn trở về khâu quản lý hàng hoá. Có bao nhiêu hàng tồn trong nhà thuốc? Tôi không biết! Lý do thứ hai là khâu quản lý dòng tiền cũng chưa tối ưu. Và thứ ba là “cơn đau đầu” vì khi khách hàng cũ ghé mua thuốc mà nói “lấy thuốc giống như hôm qua” thì không nhân viên nào có thể nhớ nổi.

Tính đến nay, chuỗi Kim Anh với 4 cửa hàng đã trải qua 3 lần chuyển đổi số nhà thuốc. Mục đích là để tối ưu hơn trong khâu quản lý, bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Thử qua hàng chục phần mềm mới tìm được sản phẩm ưng ý

Còn nhớ ban đầu, hầu như tôi đã thử qua cả chục phần mềm đang có mặt trên thị trường, từ online cho đến offline. Phần mềm nào cũng sẽ có những chệnh choạng, nhưng thường sẽ dần được cải thiện trong quá trình sử dụng. Cuối cùng, tôi cũng tìm được phần mềm phù hợp nhất, vừa giúp bán hàng vừa giúp cả công việc quản lý. Đó cũng là phần mềm chúng tôi dùng cho đến tận bây giờ.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển đổi nhà thuốc Kim Anh chính thức triển khai vào năm 2019. Bước đầu đưa phần mềm vào sử dụng cũng không mấy dễ dàng. Chúng tôi không dám đóng cửa nhà thuốc một ngày nào để kiểm kê hàng hoá, phục vụ công đoạn nhập dữ liệu. Đơn giản là vì sợ mất khách. Cho nên không cách nào khác, chúng tôi đành phải chấp nhận có sai số, rồi từ từ sửa sau. Dần dần từng bước một, chúng tôi đã có thêm ngày càng nhiều dữ liệu, thông tin khách hàng.

Nhờ kho dữ liệu này, chúng tôi không những có khả năng lưu toa, lưu thuốc mà còn gia tăng thêm giá trị, lợi ích cho khách hàng. Chẳng hạn như triển khai các chương trình tích điểm khi mua hàng. Ngày qua ngày, khách hàng cũ bắt đầu đến đều đặn hơn. Vì ai cũng rất thích được tích điểm khi đi mua thuốc. Đến nay, tỷ lệ khách hàng trung thành của chuỗi nhà thuốc Kim Anh đã lên đến 70%.

Có một sự tình cờ thú vị là, ngay sau khi chúng tôi ứng dụng công nghệ được 3 tháng thì một cửa hàng của chuỗi nhà thuốc lớn mọc lên ngay bên cạnh nhà thuốc Kim Anh. May là chúng tôi đã có sự chuẩn bị sẵn sàng từ sớm. Nếu không, khả năng mất khách là rất cao.

3 khác biệt lớn từ khi ứng dụng phần mềm

Bằng kinh nghiệm cá nhân, tôi nhận thấy so với làm thủ công thì việc ứng dụng phần mềm vào quản lý và bán hàng mang đến 3 khác biệt rất lớn.

Đầu tiên là sự tiện lợi. Nhiều chủ nhà thuốc hoặc dược sĩ thường nghĩ rằng “tôi bán hàng thủ công nhanh lắm!”. Nhưng sự thật là việc làm bằng tay không thể nào nhanh bằng dùng máy được. Ví dụ, bạn soạn một toa thuốc gồm 10 loại thuốc, có loại 6 viên, có loại 10 viên… Bạn phải ghi ra giấy, lấy giá tiền này nhân cho 6 viên, giá tiền kia nhân cho 10 viên…, rồi bấm máy tính để ra hoá đơn tổng. Quá trình này lâu hơn nhiều so với việc dùng phần mềm: chỉ cần nhập xong dữ liệu thuốc là sẽ có ngay giá tiền. Cực kỳ tiện lợi!

Thứ hai là nhà thuốc không cần phải ghi nhớ thủ công thông tin toa thuốc cũ. Với cách mới, nếu như hôm trước có vị khách mua 6 loại thuốc, hôm nay quay lại nói “lấy thuốc cũ” nhưng quên mang theo toa, nhà thuốc vẫn có thông tin và tìm kiếm thuốc rất nhanh chóng. Nếu làm theo cách cũ thì làm sao nhớ được hôm trước mình lấy 6 loại hay 7 loại, và là những loại nào?

Thứ ba là khả năng lưu trữ thông tin, dữ liệu khách hàng. Trước đây, nhiều nhân viên nhà thuốc vừa nhìn thấy khách đã ngờ ngợ “anh này trông quen lắm”, “chị này trông quen lắm”. Họ nhìn ai cũng thấy “quen quen” nhưng không biết chắc khách đã ghé mua thuốc khi nào, mua nhiều hay mua ít, giá trị đơn hàng vào khoảng bao nhiêu. Khi có máy móc lưu trữ thông tin, nhà thuốc sẽ biết được khách hàng A mua ít, khách hàng B mua nhiều… để có chính sách chăm sóc tốt hơn, phù hợp hơn.

Nói chung, lợi ích lớn từ việc ứng dụng công nghệ là giúp nhà thuốc phục vụ khách hàng tận tình hơn!