Bizzi tự động hoá bộ phận Kế toán – Tài chính cho doanh nghiệp

Công nghệ tự động hoá của Bizzi làm thay 50% đến hơn 80% phần việc thủ công của bộ phận Kế toán. Nhờ đó, phòng Kế toán – Tài chính sẽ chỉ dành thời gian để làm những nhiệm vụ quan trọng như phân tích, dự báo, được nâng tầm để trở thành một đối tác kinh doanh (business partner) của doanh nghiệp.

Ông Vũ Trọng Nghĩa – nhà đồng sáng lập, CEO nền tảng quản lý chi phí tinh gọn Bizzi chia sẻ với PharmaDi về hành trình tự động hoá phòng Kế toán – Tài chính cho doanh nghiệp nói chung và cho công ty phân phối, bán lẻ dược phẩm và sản phẩm chăm sóc sức khoẻ nói riêng.

* PharmaDi: Tại sao các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mảng phân phối, bán lẻ nên sử dụng Bizzi trên hành trình chuyển đổi số?

Ông Vũ Trọng Nghĩa: Nhiều khảo sát cho thấy những phần việc thủ công chiếm đến 50% thời gian của bộ phận Kế toán, nhưng họ vẫn phải làm những phần việc khác. Bizzi giải phóng họ khỏi ít nhất 50% thời gian làm công việc thủ công, thậm chí lên đến 80%, để họ có thời gian tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng như báo cáo, phân tích, kiểm soát rủi ro về gian lận, sai sót… Giờ đây các nhà điều hành đều kỳ vọng phòng Kế toán – Tài chính trở thành một đối tác (business partner) thực sự của doanh nghiệp. Tức là, họ cần đưa ra những lời khuyên, dự báo, chứ không chỉ làm khâu giấy tờ đơn thuần.

Cho nên, lý do đầu tiên doanh nghiệp nên sử dụng Bizzi là câu chuyện vận hành. Với doanh nghiệp bán lẻ hiện nay, khâu vận hành của bộ phận Kế toán – Tài chính còn nhiều bước thủ công, đặc biệt là các khâu liên quan đến khoản phải thu và phải trả. Rất dễ xảy ra sai sót thông tin, dẫn đến các rủi ro về thuế. Nếu chuỗi bán lẻ muốn mở rộng quy mô cửa hàng, họ lại càng phải đầu tư nhiều vào nhân lực, khiến chi phí vận hành bị đội lên. Vì vậy, nhu cầu về giải pháp tự động hoá, đơn giản hoá quy trình phải thu – phải chi là rất lớn.

Lý do thứ hai là câu chuyện dòng tiền. Các chuỗi bán lẻ cần làm sao cho dòng tiền, các khoản phải thu – phải chi, số ngày phải trả tiền cho nhà cung cấp hoặc số ngày bán hàng – thu tiền về thật ngắn. Nói chung là để cho “vòng quay tiền” ngắn nhất có thể và nhìn thấy được dòng tiền của mình theo thời gian thực, họ buộc phải chuyển đổi số.

Lý do thứ ba là câu chuyện lợi nhuận. Đối với ngành bán lẻ, biên lợi nhuận thường rất thấp và nhiều cạnh tranh, đòi hỏi phải tối ưu chi phí. Để làm được điều đó, chủ doanh nghiệp hoặc nhà điều hành phải nhìn thấy được khoản chi phí nào đang không hiệu quả. Bizzi giúp doanh nghiệp có thể thấy được chi phí trước, trong và sau khi phát sinh, để họ có thể kiểm soát được từng phòng ban, theo từng đơn vị chi phí.

Ví dụ, với những chuỗi nhà thuốc lớn như Pharmacity – một khách hàng của Bizzi, để nhập hàng, họ sẽ phải xử lý một lượng hoá đơn đầu vào rất lớn. Bizzi sẽ giúp tự động hoá khâu này. Cụ thể, robot của Bizzi (ứng dụng công nghệ RPA – Robotic Process Automation) sẽ tự động tải hoá đơn từ nhà cung cấp về, kiểm tra thông tin xem có hợp lệ hay không, rồi đối soát tự động với đơn đặt hàng và nhập kho, đảm bảo độ chính xác của hàng hoá nhập về… Lúc đó, bộ phận kế toán mới bắt đầu khâu thanh toán. Nhờ tự động hoá, chi phí dành cho các nghiệp vụ kế toán liên quan đến xử lý, kiểm tra hoá đơn cũng sẽ thấp hơn ít nhất là 50% so với trước đây.

Ngoài Pharmacity, có rất nhiều khách hàng hiện tại của Bizzi là doanh nghiệp dược phẩm, dược – mỹ phẩm, sản phẩm chăm sóc cá nhân, chăm sóc sức khoẻ như Guardian, Medicare, Zuellig Pharma, DKSH…

* Các bước triển khai dùng Bizzi thế nào? Doanh nghiệp hoặc nhà thuốc nên bắt đầu từ đâu?

Với những doanh nghiệp hay nhà thuốc có ít cửa hàng hoặc khâu vận hành không quá phức tạp, việc sử dụng Bizzi rất dễ dàng. Chỉ cần có tài khoản email là đã có thể login vào trang Bizzi.vn, tạo tài khoản để sử dụng ngay trong vòng 5 phút. Không phải mất nhiều thời gian tìm hiểu.

Còn với chuỗi nhà thuốc đang phát triển nhanh và có quy trình vận hành phức tạp, chủ nhà thuốc cần xác định những bài toán phải giải trong quy trình vận hành. Khâu nào, bộ phận nào của phòng Kế toán – Tài chính đang gặp vấn đề. Khi đó, Bizzi sẽ đánh giá hiện trạng và phân tích để tư vấn giải pháp và mức độ đầu tư phù hợp.

* Doanh nghiệp có cần phải “đập đi xây lại” hệ thống quản lý cũ để sử dụng Bizzi?

Điểm mạnh của Bizzi là có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống. Vì Bizzi có sẵn bộ giao diện lập trình ứng dụng mở (open API) để kết nối linh hoạt và dễ dàng với hệ thống quản lý kho, hệ thống ERP, những phần mềm kế toán trực tuyến…, đồng thời kết nối với ngân hàng để thanh toán hoá đơn, nhận thanh toán và đối soát tự động hoá đơn.

Có thể nói, từ khoá quan trọng nhất của Bizzi là “tự động hoá”. Bizzi không phải là phần mềm kế toán, mà là giải pháp gắn vào các hệ thống lõi để tự động hoá, đơn giản hoá quy trình vận hành từ đầu đến cuối cho nghiệp vụ kế toán. Nói chung là, những gì trước đây người kế toán phải làm thủ công thì bây giờ có robot làm.

* Vấn đề chi phí sử dụng được Bizzi tính toán ra sao?

Tuỳ quy mô doanh nghiệp mà Bizzi sẽ tính phí theo gói hoá đơn mà doanh nghiệp xử lý hằng tháng hoặc hằng năm. Tính trung bình cả hoá đơn đầu ra lẫn đầu vào thì mức giá xử lý chỉ khoảng 700 đồng/hoá đơn. Con số này rẻ hơn rất nhiều, có khi chỉ bằng ⅓ chi phí khi kế toán làm thủ công.

* Doanh nghiệp dược phẩm hoặc nhà thuốc ở Việt Nam có quy mô đa dạng, giải pháp của Bizzi phù hợp nhất với quy mô nào?

Giải pháp của Bizzi phù hợp với mọi quy mô, từ một nhà thuốc đơn lẻ cho đến chuỗi vài trăm cửa hàng.

Có những nhà thuốc nhỏ hay cửa hàng nhỏ nhưng người chủ muốn quản trị tài chính, quản trị hệ thống chỉn chu ngay từ đầu thì họ vẫn ưu tiên ứng dụng công nghệ sớm. Vì chi phí đôi khi còn rẻ hơn uống một ly trà sữa.

Bên cạnh đó, chuyển đổi số là việc cần thiết, nếu không muốn nói là bắt buộc phải làm. Khi quản lý được hoá đơn điện tử đầu vào – đầu ra ở một nơi, kiểm tra mọi thông tin hợp lý, hợp lệ và quản lý một cách hệ thống và bài bản, doanh nghiệp sẽ giảm rủi ro gặp các vấn đề liên quan đến thuế trong tương lai.

Có nhiều doanh nghiệp mới mở chỉ phải xử lý tầm 10 hoá đơn mỗi tháng nên chưa triển khai công nghệ. Nhưng thử hình dung, doanh nghiệp chỉ quản lý hoá đơn trên email, tải lên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến, thuê dịch vụ kế toán bên ngoài…, vài năm sau hoá đơn ngày càng nhiều, thay đổi dịch vụ kế toán hoặc kế toán nghỉ thì hoá đơn chứng từ dễ bị thất lạc ở nhiều nơi. Bằng cách kiểm soát và số hoá, Bizzi giúp giảm thiểu những rủi ro như vậy ngay từ đầu.

Nhìn chung với những vấn đề liên quan đến tuân thủ luật, chủ doanh nghiệp nên làm càng sớm càng tốt, tránh những rủi ro không đáng có.

* Trong số hơn 100 khách hàng lớn của Bizzi có nhiều thương hiệu là chuỗi bán lẻ sản phẩm chăm sóc sức khoẻ và dược phẩm. Ông nhận thấy lĩnh vực này có gì khác biệt so với lĩnh vực khác?

Hiện nay, Bizzi là giải pháp xử lý tự động hoá đơn đầu vào số 1 xét về thị phần trong ngành bán lẻ, đặc biệt là chuỗi bán lẻ hiện đại (kênh MT – Modern Trade). Bizzi phục vụ đa dạng ngành nghề, từ cửa hàng tiện lợi đến đại siêu thị, chuỗi cửa hàng mẹ và bé, chuỗi cửa hàng điện máy, điện thoại… Có thể kể đến như Circle K, GS25, Guardian, Medicare, Pharmacity, WinMart, Emart, MM Mega Market…

Trong đó, những chuỗi liên quan đến dược phẩm gần như không có nhiều khác biệt về nghiệp vụ xử lý hoá đơn và đối soát hoá đơn. Có một vài đặc thù như xử lý thông tin lô dược phẩm, hạn sử dụng dược phẩm… nhưng Bizzi đã có kinh nghiệm xử lý cho nhiều bên.

* Hồi cuối năm 2021, Bizzi nhận vốn đầu tư vòng pre-series A từ Money Forward (Nhật Bản), Do Ventures (Việt Nam) và Qualgro (Singapore), chỉ sau 2 năm thành lập. Theo ông, điểm hấp dẫn nào khiến Bizzi thuyết phục được các nhà đầu tư này chi ra 3 triệu USD?

Chuyển đổi số và tự động hoá trong mảng tài chính – kế toán là một xu hướng lớn trên thế giới, đã và đang xảy ra ở mọi châu lục. Bizzi được xem là công ty tiên phong thúc đẩy xu hướng này ở Việt Nam. Tôi nghĩ đó là yếu tố thu hút nhiều sự quan tâm của các quỹ đầu tư.

* Cảm ơn ông. Chúc Bizzi luôn thành công!