Cách nào để chủ nhà thuốc không cần “phân thân” mà vẫn quản lý kinh doanh hiệu quả?

Ứng dụng phần mềm vận hành nhà thuốc sẽ giúp chủ nhà thuốc quản lý tốt việc kinh doanh khi số lượng nhân sự tăng lên, quản lý thu chi hàng hoá bắt đầu phức tạp…, theo anh John Nguyễn – COO, nhà đồng sáng lập PharmaDi, người đứng sau các giải pháp chuyển đổi số vận hành tại PharmaDi và nhiều nhà thuốc trong hệ sinh thái khách hàng – đối tác của PharmaDi.

* PharmaDi: Hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực vận hành, phát triển hệ thống logistics tại các startup công nghệ tại thị trường Việt Nam, Singapore, Thái Lan, Philippines… anh nhận thấy mảng bán lẻ dược phẩm, thực phẩm chức năng và các sản phẩm chăm sóc sức khoẻ nói chung có những đặc thù nào so với bán lẻ các mặt hàng khác?

Anh John Nguyễn: Thật sự khác biệt rất nhiều. Với hầu hết các ngành bán lẻ, câu chuyện chuyển đổi số là tất yếu. Do đặc thù không quá phức tạp, doanh nghiệp bán lẻ nói chung trải nghiệm phần mềm số hoá vận hành không gặp nhiều vướng mắc. Chẳng hạn như với ngành F&B, việc số hoá thực đơn hay cài đặt giá bán cũng khá đơn giản, vì số lượng SKU (sản phẩm) không quá nhiều.

Trong khi đó, cũng là bán lẻ nhưng mỗi nhà thuốc có hàng ngàn SKU. Mỗi loại lại có nhiều “biến thể”: dạng viên, dạng vỉ, dạng hộp; loại cần có đơn thuốc; loại bán riêng, loại cần phối hợp nhiều sản phẩm… Có thể nói, bán lẻ dược phẩm và các mặt hàng chăm sóc sức khoẻ nói chung là một dạng lĩnh vực “lai” giữa bán lẻ đơn thuần và có yêu cầu trình độ chuyên môn cao.

Ban đầu khi mới tham gia vào ngành này, cá nhân tôi cũng phải trau dồi học hỏi thêm rất nhiều thông tin, kiến thức mới. Tôi nhận thấy rằng, việc chuyển đổi số vận hành nhà thuốc, shop mẹ và bé cũng như các cửa hàng bán lẻ sản phẩm chăm sóc sức khoẻ là chuyện dĩ nhiên, chỉ là vấn đề thời gian. Tuy nhiên hiện tại, đa phần việc chuyển đổi số theo tôi quan sát mới bắt đầu sôi động ở các nhà thuốc lớn.

Tại sao anh cho rằng chuyển đổi số vận hành nhà thuốc hay chuỗi nhà thuốc lại là lẽ dĩ nhiên? Chủ nhà thuốc sẽ có được những lợi ích gì?

Các nhà thuốc truyền thống nhỏ lẻ trước đây thường không quan tâm đến việc số hoá. Vì họ thường chỉ mở một nhà thuốc, quản lý công việc kinh doanh chủ yếu bằng sổ sách giấy tờ đơn giản. Chỉ đến khi muốn phát triển lớn hơn, như mở thêm cửa hàng, họ mới gặp những bài toán khó. Đơn cử như bài toán quản lý nhân sự khi số lượng nhân viên tăng lên, quản lý thu chi khi hàng hoá ngày càng nhiều và danh mục ngày càng phức tạp. Lúc này, nếu có hệ thống phần mềm hỗ trợ, chủ nhà thuốc sẽ được giải phóng khỏi các phần việc yêu cầu ghi nhớ thủ công, giúp giảm thất thoát, quản lý hàng hoá và giá cả chính xác hơn. Chủ nhà thuốc không cần phải “phân thân” để kiểm soát mọi hoạt động tại nhiều cửa hàng cùng lúc, không cần phải trực tiếp bán hàng, cũng không bị lệ thuộc vào một nhân viên chủ chốt nào.

Thêm nữa, nhà thuốc truyền thống ngày nay đang đứng trước bài toán sụt giảm doanh thu do áp lực cạnh tranh từ các chuỗi nhà thuốc hiện đại quy mô lớn như Long Châu, Pharmacity, An Khang… Giải pháp chuyển đổi số vận hành, tức là áp dụng phần mềm để vận hành nhà thuốc dựa trên dữ liệu chính xác cũng là một cách để nhà thuốc truyền thống cải thiện hoạt động kinh doanh.

Làm cách nào thấy được hiệu quả của chuyển đổi số vận hành? Có những dữ liệu hay số liệu rõ ràng nào để đánh giá?

Nếu số hoá, chủ nhà thuốc sẽ có nhiều số liệu để đánh giá về hiệu quả vận hành. Chẳng hạn số liệu liên quan đến tồn kho, như chỉ số “vòng quay tồn kho”. Chỉ số này cho thấy với một mức độ tồn kho nhất định thì nhà thuốc sẽ bán được trong khoảng thời gian bao lâu. Khi đó, dựa vào mức độ doanh số trung bình, chủ nhà thuốc sẽ biết mức tồn kho phù hợp của cửa hàng nên là bao nhiêu.

Một số liệu nữa có thể dễ dàng nhìn thấy là mức độ hết hàng và độ đa dạng của sản phẩm trong nhà thuốc. Có sẵn dữ liệu này, nhà thuốc sẽ tránh được tình trạng đến khi khách hỏi mua mới phát hiện ra một loại sản phẩm nào đó đã bán hết.

Từ những số liệu này, chủ nhà thuốc sẽ dễ dàng nhìn thấy được dữ liệu về lợi nhuận. Khi kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến lợi nhuận, nhưng thực tế là không có nhiều nhà thuốc quản lý chính xác lợi nhuận của mình.
Quy mô và hình thức nhà thuốc ở Việt Nam hiện nay khá đa dạng. Với quy mô ở mức nào thì chủ nhà thuốc cần phải số hoá vận hành? Nhà thuốc nhỏ lẻ có cần số hoá hay không, hay chỉ những chuỗi nhà thuốc mới cần quan tâm?

Theo tôi, bất kỳ nhà thuốc nào có từ 2 nhân sự trở lên đều nên chuyển đổi số vận hành. Hoặc nhà thuốc chỉ có một nhân sự nhưng có mức giao dịch lớn thì cũng nên cân nhắc. Thật ra ở bất kỳ quy mô nào thì áp dụng một hệ thống vận hành tự động đều tốt cả. Quan trọng là chủ nhà thuốc có đủ thời gian và động lực để bắt đầu hay không.

Chúng tôi từng tư vấn cho một nhà thuốc ở tỉnh lân cận TP.HCM. Dù với quy mô doanh thu chỉ khoảng 5 – 7 triệu đồng mỗi ngày, tức là khoảng 200 triệu đồng mỗi tháng, nhưng từ khi chuyển đổi số vận hành, chủ nhà thuốc đã nhìn thấy số liệu rõ ràng. Ví dụ, sau khi triển khai các chương trình tích luỹ điểm, các con số về tỉ lệ khách hàng quay lại, tỉ lệ khách hàng thân thiết… đều hiện ra. Đây là cơ sở để nhà thuốc tiếp tục triển khai các chương trình phù hợp trong tương lai.

Trong quá trình tư vấn chuyển đổi số vận hành, có trường hợp thành công đặc biệt nào khiến anh ấn tượng?

Nhìn chung, PharmaDi hỗ trợ chuyển đổi số vận hành cho 2 dạng nhà thuốc. Một là nhà thuốc có quy mô doanh thu còn khiêm tốn, chưa từng áp dụng một giải pháp công nghệ nào vào vận hành. Hai là nhà thuốc đã có ứng dụng công nghệ một phần và muốn chuyển đổi số sâu hơn. Ví dụ như nhà thuốc đã có hệ thống POS (Point of Sale – Thiết bị Bán hàng hoặc phần mềm Quản lý Bán hàng), muốn giúp khách hàng tích điểm tốt hơn, gửi thông tin đến khách hàng hiệu quả hơn…

Ở trường hợp thứ hai, chúng tôi đã chứng kiến nhiều thành công đặc sắc: khách hàng khi mua thuốc đồng ý quét mã QR và sau đó quay trở lại nhà thuốc, đội ngũ nhân viên nhà thuốc triển khai các bài viết có nội dung đồng bộ trên website, kênh Zalo OA… nên tạo ra hiệu ứng bán hàng tốt hơn.

Nói riêng về kênh Zalo OA, tuy Zalo có sẵn các bài viết hướng dẫn nhưng rất nhiều nhà thuốc vẫn không triển khai được. Lý do là vì nội dung hướng dẫn dành cho mọi ngành nghề, trong khi nhà thuốc có nhiều đặc thù, ví dụ như đặc thù trong đăng ký kinh doanh. Hay như ở lĩnh vực phần mềm, có nhiều phần mềm vận hành cũng thường được xây dựng chung cho tất cả các ngành, bao gồm mọi chức năng mà không phải ngành nào cũng cần, dẫn đến trải nghiệm không thuận tiện nếu thiếu am hiểu.

Nói chung, mỗi ngành nghề đều có bài toán rất riêng khi chuyển đổi số, nên công việc chuyển đổi số và hỗ trợ chuyển đổi số buộc phải có sự hiểu biết về ngành thì mới hiệu quả và nhanh chóng.

Trên thị trường có nhiều giải pháp công nghệ, nhà thuốc cần lưu ý những tiêu chí nào để lựa chọn giải pháp phù hợp?

Tiêu chí đầu tiên là hệ thống phải dễ dùng. Vì chủ nhà thuốc không có thời gian để nghiên cứu quá nhiều. Tuy nhiên, cũng đừng dễ dàng thoả hiệp với những phần mềm được xây dựng cẩu thả.

Tiêu chí thứ 2 là phần mềm phải tích hợp được với các hệ thống khác khi nhà thuốc phát sinh thêm nhu cầu.

3 điều quan trọng nhất chủ nhà thuốc cần lưu ý khi chuyển đổi số vận hành nhà thuốc?

Đầu tiên, trước khi triển khai chuyển đổi số, nhà thuốc cần nắm rõ nguyên nhân và mục đích của mình. Khi đó, chủ nhà thuốc mới tìm được giải pháp phù hợp, rồi tuỳ vào từng nhu cầu, mong muốn mà triển khai các bước tiếp theo.

Thứ hai, trong quá trình thực hiện dự án chuyển đổi số vận hành, cần có một trưởng nhóm dự án. Trên thực tế, “chuyển đổi số” là cụm từ nghe có vẻ nghe có vẻ hoa mỹ nhưng cũng rất mơ hồ, vì bao hàm nhiều nhiệm vụ khó hình dung. Trưởng nhóm chuyển đổi số không nhất thiết phải là chủ nhà thuốc vốn thường bận rộn với việc kinh doanh và cũng không am hiểu công nghệ. Chúng tôi từng tư vấn cho một chủ nhà thuốc đang vừa làm công việc toàn thời gian vừa mở nhà thuốc vừa chăm lo con cái. Do đó, quá trình chuyển đổi số vận hành kéo dài hơn kỳ vọng rất nhiều. Vì vậy, một nhân viên am hiểu công nghệ của nhà thuốc cũng hoàn toàn có thể phối hợp với đơn vị hỗ trợ triển khai.

Thứ ba, sau khi triển khai thành công, chủ nhà thuốc cần theo dõi quá trình thực hiện tại nhà thuốc. Vì mỗi khi áp dụng cách làm mới, hầu hết mọi người đều cảm thấy khó khăn để thay đổi nên dễ quay lại cách làm cũ. Thậm chí có khi những ngày đầu tiên áp dụng cách làm mới còn khiến mọi thứ trông có vẻ tệ hơn lúc trước. Tuy nhiên, đây là lúc chủ nhà thuốc cần kiên định với mục tiêu chuyển đổi số của mình. Khi gặp vướng mắc chỗ nào, cần trao đổi thẳng thắn với đơn vị triển khai xem có cách nào đơn giản hơn hoặc đôi bên cùng nhau đào sâu vấn đề để tìm ra giải pháp phù hợp. Bất kỳ thay đổi nào cũng cần có thời gian để tạo nên hiệu quả!

Cảm ơn anh vì những chia sẻ hữu ích!