Chuyển đổi số vận hành: Nhà thuốc càng nhỏ càng nên làm sớm

Bất kể với quy mô nào, đặc biệt nhà thuốc càng nhỏ gọn thì càng nên sớm quan tâm chuyển đổi số vận hành. Ông Lê Anh Khoa – CEO hệ thống nhà thuốc Vivita – chia sẻ với PharmaDi về các bước cụ thể liên quan đến chủ đề này.

Khi đề cập đến chuyển đổi số nhà thuốc, chủ nhà thuốc thường quan tâm nhiều đến mảng outbound (hướng ra bên ngoài, như bán hàng đa kênh, làm tiếp thị – quảng bá trên các kênh trực tuyến…). Tuy nhiên mảng inbound, cụ thể là chuyển đổi số vận hành trong nội bộ nhà thuốc rất quan trọng với mọi quy mô quầy thuốc hoặc nhà thuốc. Đặc biệt, nhà thuốc càng nhỏ thì càng nên quan tâm sớm..

Nhà thuốc càng nhỏ càng dễ thay đổi

Thực tế cho thấy, nhà thuốc càng nhỏ thì chuyển đổi số càng dễ. Bởi vì nhà thuốc càng lớn thì bộ máy càng cồng kềnh, khó thay đổi cách làm cũ.

Với riêng Vivita, ngay từ khi công ty mới chỉ có vài nhân viên, chúng tôi đã thiết lập hệ thống bán hàng trên công cụ excel. Nhờ đó mà có số liệu phân tích để “làm to hơn” sau này. Đến nay, với quy mô khoảng 40 nhân sự, chúng tôi đã triển khai xong phần mềm ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp). Toàn bộ công việc quản lý kinh doanh đều được thực hiện trên hệ thống.

Cho nên, dù quy mô nhỏ hay lớn, nhà thuốc nói riêng và doanh nghiệp nói chung vẫn nên chuyển đổi số khâu vận hành, miễn là chủ nhà thuốc hoặc chủ doanh nghiệp muốn tiếp tục mở rộng quy mô tăng trưởng. Vấn đề là triển khai thế nào cho phù hợp và phân bổ ngân sách sao cho hợp lý.

Chuyển đổi số vận hành tối thiểu: phải có phần mềm bán hàng

Trong quá trình tư vấn, tôi thường khuyên chủ nhà thuốc có mức doanh thu khoảng 5 triệu đến 7 triệu mỗi ngày nên ứng dụng công nghệ số vào vận hành, tối thiểu cũng phải có phần mềm bán hàng. Hiện nay, có một số phần mềm phổ biến trên thị trường như Kiotviet, Webnhathuoc, Tân Trí Việt…

Để lựa chọn phần mềm bán hàng, chủ nhà thuốc cần lưu ý chọn sản phẩm đáp ứng được một số tiêu chí quan trọng sau:

• Phân tích được số liệu
• Có tính năng hỗ trợ cho mảng nhà thuốc
  Truy xuất được dữ liệu quản lý kho, nhất là giải quyết được thông tin số lô, hạn sử dụng của sản phẩm
• Gom nhóm sản phẩm theo nhiều cách, như nhóm công dụng, nhóm thương hiệu… để phục vụ khâu phân tích dữ liệu khi chủ nhà thuốc cần đưa ra quyết định kinh doanh
• Có thể kết hợp với hệ thống CRM (Customer Relationship Management – Quản lý Quan hệ Khách hàng). Một trong những hệ thống CRM đơn giản là công cụ Excel. Cụ thể, khi cần phân tích dữ liệu, nhà thuốc chỉ cần tải dữ liệu khách hàng từ hệ thống POS (Point of Sale – Thiết bị Bán hàng hoặc phần mềm Quản lý Bán hàng) để phân tích trên Excel. Những thông tin thu được gồm khách hàng thường xuyên, khách hàng trung thành, khách hàng mua nhiều sản phẩm… Có thể nói, dùng công cụ Excel để quản lý quan hệ khách hàng chính là bước đầu tiên của chuyển đổi số.

Nói chung, nếu chưa đủ ngân sách để nâng tầm chuyển đổi số thì nhà thuốc chỉ cần một phần mềm bán hàng kết hợp với dùng Excel để quản lý quan hệ khách hàng là được. Chi phí cho một phần mềm bán hàng chỉ tốn khoảng 2,5 đến 3 triệu đồng mỗi năm.

3 cấp độ chuyển đổi số nhà thuốc cơ bản

Khi nhà thuốc nới rộng quy mô lên 2 đến 3 cửa hàng thì nên nâng cấp chuyển đổi số sang bước thứ hai là dùng phần mềm CRM để quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng. Phần mềm chuyên dụng sẽ bảo mật thông tin tốt hơn, hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin khách hàng ra ngoài.

Sau khi có CRM, nhà thuốc có thể nâng cấp lên bước thứ ba là dùng phần mềm quản trị kế toán. Mục đích là để quản lý các khoản thu vào, chi ra, tình trạng lỗ – lãi… Đây chính là nền tảng cơ bản cho nhà thuốc khi tăng dần quy mô. Nếu không, khi nhìn vào tình hình kinh doanh, chủ nhà thuốc sẽ không biết nguyên nhân “thắng – thua” do đâu.

Tóm lại, có 3 cấp độ chuyển đổi số vận hành cơ bản cho mọi nhà thuốc ở mọi quy mô:

• Cấp tối thiểu: phần mềm bán hàng kết hợp công cụ quản lý quan hệ khách hàng đơn giản như Excel
• Hệ thống CRM chuyên dụng
• Phần mềm quản trị kế toán

Sau các cấp độ cơ bản này, nhà thuốc hoặc doanh nghiệp có thể cân nhắc nhu cầu để xem có nên tiếp tục nâng cấp triển khai lên phần mềm ERP hay không.

Những vướng mắc phổ biến

Có vài vướng mắc chung trong quá trình chuyển đổi số tại các nhà thuốc. Chẳng hạn, chủ nhà thuốc thấy người khác có phần mềm nào thì cũng muốn có phần mềm đó chứ không cân nhắc kỹ nhu cầu; chủ nhà thuốc yêu cầu nhân viên nhập liệu thông tin nhưng bản thân mình lại ngại nhập liệu, dẫn đến tình trạng số liệu không chính xác trong thời gian thực và bị lệch tồn kho. Đến khi kiểm kho, số liệu bị sai sót thì sẽ không thể biết trách nhiệm thuộc về ai.

Do đó, cần phải nhấn mạnh lại rằng, nhà thuốc nhỏ chỉ cần triển khai phần mềm bán hàng thôi nhưng phần mềm phải có khả năng phân tích dữ liệu phù hợp với mục đích của chủ nhà thuốc. Và khi đã chấp nhận dùng phần mềm bán hàng thì phải nghiêm túc và triển khai đồng loạt: tất cả mọi người khi bán hàng đều phải nhập liệu, không phân biệt chủ nhà thuốc hay nhân viên nhà thuốc.

Nhìn chung, rào cản lớn nhất khiến nhà thuốc chưa chuyển đổi số thành công vẫn đến từ các chủ nhà thuốc. Nếu họ chưa có tư duy cởi mở thì khó triển khai hiệu quả. Ngược lại, khi đã quen dần với các cấp độ chuyển đổi số cơ bản, sau này họ sẽ rất dễ sử dụng những phần mềm khác khi nâng cấp số hoá nhà thuốc.

Như đã nói, Vivita dù quy mô chưa quá lớn nhưng khi đã triển khai sẵn ERP tương tự những công ty vài trăm tỷ đồng trên thị trường, sau này khi cập nhật thêm các bước chuyển đổi số khác, bộ máy của chúng tôi sẽ không phải thay đổi nhiều.